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COME ADEMPIERE AGLI OBBLIGHI DI LEGGE SENZA SFORZI NÈ ERRORI

Scarico Dati: i migliori dispositivi

Lo scarico dati dal tachigrafo digitale è un obbligo di legge, ed è connesso a molteplici altri oneri che gravano sull’azienda e sul conducente.  
Ad es. ogni Carta Conducente deve essere scaricata massimo ogni 28 giorni. Tale obbligo sorge dalla data di emissione della stessa ed è indipendente dalla frequenza con cui viene utilizzata. Per svolgere la procedura di trasferimento dati esistono numerosi strumenti. I modelli di ultima generazione consentono il download in circa 10 secondi.
I dati relativi alla memoria di massa di ogni Tachigrafo Digitale devono essere trasferiti massimo ogni 90 giorni. Il conteggio parte dalla data di calibrazione indicata dall’officina autorizzata che ha svolto l’operazione. I più recenti sistemi di trasferimento remoto, ovvero via 3G/4G, consentono di non dover fisicamente salire sul mezzo con la Carta Azienda.

Come scaricare i dati dal Tachigrafo Digitale

Esistono due modi per scaricare i dati dai Tachigrafi digitali:

  • Tramite una Downloadkey. Ci si deve recare sulla vettura, inserire la chiavetta per lo scarico dati cronotachigrafo e la Carta Azienda direttamente nel tachigrafo. Il processo dura circa 10 secondi. Con questo metodo si devono scaricare sia i file DDD dei singoli conducenti che quelli della memoria di massa del Tachigrafo Digitale.
  • Da remoto. Grazie ad una sim card con sistema 3G-4G è possibile trasferire tutti i dati da remoto senza salire fisicamente sui mezzi. La centralina trasferisce i file DDD tutti i giorni a un server online dedicato che si occupa sia dei dati degli autisti, che di quelli della centralina.

La carta tachigrafica dell’azienda è necessaria per scaricare i file dai tachigrafi. Per ottenerla basta fare richiesta alla Camera di Commercio. Vale 5 anni e poi va rinnovata. Questa carta funzionerà come una ‘chiave’ e permetterà il download, ma NON è in nessun modo un dispositivo di archiviazione dei dati.

I vantaggi dello scarico dati tachigrafo da remoto via sim card

Sono diversi i vantaggi di poter scaricare i dati del Tachigrafo Digitale da remoto. Il primo è l’automazione. Non bisogna più ricordarsi man mano del termine imposto dalla legge di recarsi su tutti i veicoli per effettuare il trasferimento.

Grazie al trasferimento remoto, poi, si avranno dati sempre aggiornati alla giornata e consultabili facilmente da una piattaforma dedicata. Si possono analizzare i turni dei conducenti e gestire la propria flotta di conseguenza.

I dati sono conservati su server SIAK al sicuro da qualsiasi danno accidentale. Il sistema 3G funziona in tutta Europa e non c’è nessuna necessità che l’azienda tenga attivo un proprio server su cui far confluire i dati.

DLK Pro

La chiave Downloadkey Pro rappresenta lo strumento ideale per scaricare e archiviare i dati della memoria di massa del tachigrafo e della carta conducente. I dati del tachigrafo digitale sono scaricati tramite l'interfaccia seriale a 6 pin compatibile con tutti i tachigrafi digitali, mentre il lettore di carte integrato permette di effettuare il download dei dati direttamente dalla carta conducente. Tramite la porta USB è possibile trasferire i dati in modo rapido e sicuro al computer. La chiave, delle dimensioni di un cellulare, risulta maneggevole e pratica da usare ed è dotata di un comodo display touch-screen da 2,2" per la visualizzazione di dati quali ultimi download, stato di scarico dati, livello carica batteria e capacità di memoria.

TIS-Compact Pro

TIS-Compact Pro consente di scaricare, archiviare e gestire i dati tramite un unico dispositivo. I dati del Tachigrafo e della carta conducente sono scaricati velocemente e sono poi trasferibili su PC. Visualizzare e trasferire i dati della memoria di massa del tachigrafo digitale e della tessera autista è molto semplice, basta connettere il dispositivo al computer ed eseguire il programma all'interno della chiave stessa. Il software all'interno del TIS-Compact Pro non richiede di alcuna installazione e permette di visualizzare le informazioni contenute nei file criptati bypassando la firma digitale. Le attività vengono visualizzate in formato giornaliero sia per autisti che per veicolo.

Terminale automatico per postazione non presidiata

Il terminale automatico è lo strumento ideale per le Aziende che intendono dare la possibilità ai propri autisti di effettuare gli scarichi dei dati dalle tessere conducente in completa autonomia, anche fuori dagli orari di ufficio o in sedi non presidiate. Tutto ciò che deve fare l'autista è inserire la propria tessera nell'apposita fessura posta sul lato del terminale e attendere il caricamento. Dopo 10 secondi, al termine del download, viene visualizzato sul display il messaggio di conferma e la data massima entro la quale deve essere riscaricata la tessera in questione (promemoria per l'autista). Il conducente deve solo rimuovere la carta, senza bisogno di premere alcun pulsante. Anche i file scaricati dalla Downloadkey Pro (chiave utilizzata per lo scarico dei dati dal Tachigrafo) possono essere raccolti e immagazzinati nel terminale stesso grazie alla porta USB. Una volta effettuati gli scarichi, vengono inviati direttamente all’archivio DDD Manager aziendale, senza bisogno di alcuna operazione manuale ne computer che facciano da sede temporanea. Il terminale necessita esclusivamente di una presa di alimentazione a 220V per essere attivo. Può essere posizionato su un piano o fissato a una parete. Utilizzando il terminale autonomo, lo scarico e gestione dei dati diventa molto più semplice e veloce sia per l’autista che per l’Azienda.

Scarico da remoto e localizzazione DDD Box

È un sistema telematico avanzato concepito per tutti i tipi di veicoli pesanti: camion, autobus, e altri macchinari speciali. È progettato per lo scarico automatico della memoria di massa dei tachigrafi e delle carte conducente. Il dispositivo comunica direttamente con i server SIAK Sistemi tramite reti GPRS in tutta Europa, senza necessità di mantenere attivo alcun server aziendale dedicato. La centralina è in grado di trasferire i file DDD quotidianamente, in tal modo sarà possibile monitorare regolarmente le attività dei conducenti e ottenere dal tachigrafo uno storico completo delle velocità istantanee. DDD Box consente la localizzazione dei veicoli e dei conducenti in tempo reale con un’elevata frequenza di aggiornamento (ogni massimo 10 secondi, 150m percorsi, o 15° di curvatura).

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Tachigrafo Digitale e scarico dati: gli obblighi dell'impresa

Con il decreto del Ministero del Lavoro del 31 marzo 2006 e il Regolamento della Commissione Europea del 1° luglio 2010 sono stati introdotti gli obblighi di produzione e conservazione dei dati del tachigrafo da parte dell’azienda: in queste normative si regola quindi lo scarico dati tachigrafo digitale. L’impresa è responsabile del possesso sia dei dati dei singoli conducenti, che di quelli della memoria di massa di ogni Tachigrafo Digitale.

I primi sono prodotti grazie alla Carta Conducente di ogni autista. Riguardano le ore di guida, di riposo, di lavoro e di disponibilità. Vanno scaricati massimo ogni 28 giorni dall’ultimo scarico.

I secondi, invece, registrano tutte le attività della vettura, anche quando non è inserita alcuna tessera. Vanno scaricati massimo ogni 90 giorni dalla data di calibrazione impostata dal tecnico autorizzato. Inoltre, i dati vanno anche scaricati in queste situazioni particolari:

  • Prima che il conducente abbandoni l’azienda;
  • Prima che la vettura venga dismessa.

L’impresa deve conservare tutti i dati per almeno un anno in un luogo sicuro e accessibile in caso di controlli da parte delle autorità. È sempre consigliato generare almeno una copia dei dati e conservarla in un luogo differente rispetto all’originale. Questo per evitare la perdita dei dati dovuta a un qualsiasi danno accidentale.

Anche in seguito a eventi esterni che compromettono l’integrità dei dati, l’azienda è comunque ritenuta responsabile della loro distruzione, quindi è necessario adottare tutte le precauzioni per conservarli al meglio.

Le sanzioni per la mancata conservazione dei dati del Tachigrafo Digitale vanno dai 51.00€ ai 99.00 per ogni singolo giorno e ogni singolo turno mancanti. La penale si riduce a 35,70€ se pagata entro e non oltre 5 giorni dal controllo delle autorità.

Dai file DDD ai report: perché non basta effettuare solo lo scarico dati cronotachigrafo digitale

Le responsabilità dell’azienda non finiscono con la registrazione e lo scarico dati cronotachigrafo digitale. Con il Decreto 215 del 2016 del Ministero dei Trasporti si introducono nuovi obblighi sul controllo dei dati e sulla formazione dei dipendenti.

Sul fronte del controllo, l’impresa deve analizzare i file DDD del Tachigrafo Digitale e stilare ogni 90 giorni un report scritto ai conducenti sulla loro attività. Risulta obbligatorio segnalare eventuali infrazioni. Il documento va controfirmato dal dipendente e conservato in azienda almeno per un anno dalla sua stesura. Grazie allo scarico da remoto e alla piattaforma dedicata, l’attività di controllo sarà più semplice e veloce.

Sul fronte formazione l’azienda deve far seguire ai propri autisti il corso cronotachigrafo obbligatorio in cui si spiega sia il funzionamento del tachigrafo, che gli obblighi a cui sono tenuti i conducenti. Questo corso può essere tenuto solo da operatori abilitati, come sono gli operatori SIAK, e la certificazione va rinnovata ogni 5 anni. Durante il corso, il conducente impara la normativa vigente, le modalità d’uso di tachigrafi analogici e digitali e come interpretare le stampe e i pittogrammi dei Tachigrafi Digitali. Finito il corso, l’azienda deve rilasciare della documentazione informativa all’autista.

Una volta intraprese queste azioni, l’azienda può dimostrare di aver assolto ai suoi obblighi di controllo e formazione evitando eventuali sanzioni.

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Frequently asked questions

I file DDD da scaricare dal Tachigrafo Digitale sono di due tipi: i dati dei conducenti e quelli del tachigrafo.

I dati dei conducenti sono registrati grazie alla Carta Conducente che ciascuno inserisce durante il suo turno di lavoro. Riguardano principalmente le ore di guida e di riposo.

I dati del tachigrafo (o memoria di massa) sono registrati sempre e comunque, anche quando nessuna tessera è inserita. Riguardano tutte le statistiche della vettura, inclusi gli interventi di manutenzione.

DDD è il nome dell’estensione dei file che vengono scaricati dai Tachigrafi Digitali. Contengono i dati dei veicoli e della guida dei conducenti in forma crittografata (RSA-1024).

Esistono diversi programmi che permettono di leggere e visualizzare i file DDD. Risulta anche possibile convertire file DDD in PDF.

I dati dei conducenti vanno scaricati massimo ogni 28 giorni dall’emissione della Carta Conducente.

I dati del tachigrafo (o memoria di massa) vanno scaricati massimo ogni 90 giorni dalla data di calibrazione impostata dall’officina che l’ha installato.

Nulla vieta di scaricare i dati del tachigrafo digitale con una frequenza maggiore. I nostri sistemi ad esempio effettuano uno scarico dati ogni 24 ore per avere il massimo del controllo sulle prestazioni, prevenire potenziali sanzioni in agguato e per evitare una possibile perdita dei dati.

I file DDD sia dei conducenti, che del tachigrafo vanno conservati per almeno un anno dalla loro registrazione. Meglio conservarli in duplice copia per evitare lo smarrimento o la distruzione in caso di danni accidentali.

L’azienda è ritenuta responsabile e paga una penale che corrisponde al numero di turni dei conducenti assenti dall’archivio. Per questo è fondamentale adottare tutte le precauzioni possibili nella conservazione dei file DDD.

La sanzione parte dai 51.00€ e arriva ai 99.00€ per ogni singolo turno di ogni singolo conducente che non è stato memorizzato. La quota si riduce a 35.70€ se pagata entro 5 giorni.

Sono essenzialmente due i metodi per effettuare lo scarico dati del tachigrafo digitale:

  1. Il primo avviene manualmente tramite una Download Key. Si tratta di una chiavetta che memorizza i dati del tachigrafo. Va inserita assieme alla Carta Azienda in ogni vettura. Il processo dura circa 10 secondi.
  2. Il secondo avviene automaticamente, via 3G/4G, ed è chiamato scarico remoto. Il cronotachigrafo digitale deve essere abilitato allo scarico remoto per poter usufruire di questa funzione. Il sistema è automatico e funziona in tutta Europa. I file DDD vengono inviati a un server da cui possono essere scaricati in azienda e consultati in qualunque momento, nonché analizzati per tutti gli scopi necessari.

L’automazione è il vantaggio più grande: tutto va in automatico e l’azienda e il conducente non si devono più preoccupare di nulla. Accadendo tutto digitalmente, non occorre neanche recarsi sui mezzi con la Carta Azienda per effettuare lo scarico.

Lo scarico dati da remoto permette una sicurezza maggiore, essendo i dati conservati su server protetti e dedicati: protetti da danni accidentali a differenza di chiavette o unità di archiviazione conservate in azienda. Infine, i dati scaricati da remoto sono sempre aggiornati e accessibili in qualsiasi momento per essere controllati e analizzati.

Si tratta di una tessera emessa dalla Camera di Commercio. Identifica il proprietario del veicolo e permette lo scarico dei dati dal cronotachigrafo digitale. Va rinnovata ogni 5 anni.

Semplicemente, inserendo la Carta Azienda all’interno del cronotachigrafo è possibile registrare o cancellare i dati dell’azienda. Inoltre, può essere inserita solo una volta registrando lo Stato in cui circola il veicolo e la targa.

La Carta Azienda serve esclusivamente a:

  • Stampare e scaricare i dati della memoria di massa di un Tachigrafo Digitale.
  • Stampare e scaricare i dati delle Carte Conducente.

La Carta Azienda non è una memoria e non va scaricata periodicamente come la Carta Conducente.

No. La Carta Azienda è semplicemente una chiave che autorizza il download dei file DDD dal Tachigrafo Digitale. Non può neanche essere utilizzata per guidare la vettura.

Le Carte associate a un Tachigrafo Digitale sono 4:

  • La Carta Conducente: bianca, registra l’attività di ogni singolo autista (nello specifico, le ore di disponibilità, di lavoro, di guida e di riposo).
  • La Carta Azienda: gialla, permette la stampa e lo scarico dei dati dal cronotachigrafo.
  • La Carta Autorità: blu, usata dalle autorità di controllo per effettuare le verifiche sui dispositivi.
  • La Carta Officina: rossa, usata dalle officine autorizzate per installare e impostare i tachigrafi.

Assolutamente sì. Va semplicemente comunicato al Ministero del lavoro competente per il territorio. Una qualsiasi azienda o organizzazione può prendere in carico la gestione dei dati dei Tachigrafi Digitali di un’impresa di trasporti. Noi offriamo questa possibilità tra i nostri servizi.

No. Dal 12 dicembre 2016, con il decreto n. 215 del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti le imprese hanno anche obblighi formativi e di controllo. Innanzitutto devono organizzare dei corsi sul cronotachigrafo per formazione autisti, per istruire i conducenti all’uso del cronotachigrafo.
Poi le aziende devono analizzare i file DDD e redigere dei report periodici per gli autisti sulla loro attività.

Si tratta di un corso di almeno 8 ore tenuto da personale autorizzato per tutti i conducenti. Durante il corso vengono spiegate:

  • La normativa vigente
  • L’uso dei tachigrafi analogici e digitali
  • Il sistema delle Carte e di scarico dei dati

Il corso rilascia un certificato della validità di 5 anni, al termine dei quali va rinnovato. In più, l’azienda è obbligata a fornire del materiale informativo aggiuntivo ai suoi dipendenti sul comportamento da tenere per rispettare la normativa sociale di tempi di guida e sul tachigrafo. Questo materiale va controfirmato dai conducenti e conservato per almeno un anno dalla sua firma. Compiute queste azioni, l’impresa avrà assolto ai suoi obblighi formativi.

Si tratta di un breve resoconto dell’attività dei conducenti. Ha lo scopo di informarli sul loro lavoro e su eventuali effrazioni. I report vanno redatti massimo ogni 90 giorni.

Vanno poi fatti firmare dal dipendente e archiviati in azienda almeno per un anno dalla loro stesura. Grazie a questi report, l’azienda dimostra di aver assolto ai suoi obblighi di controllo.

Nell’ordine:

  • Il Decreto del Ministero del Lavoro del 31 marzo 2006. Disciplina la conservazione e il trasferimento dei dati dal Tachigrafo Digitale;
  • Il Regolamento (UE) n. 581/2010 della Commissione Europea del 1° luglio 2010. Sancisce le scadenze dello scarico dei dati dal Tachigrafo Digitale;
  • Il Decreto n°215 del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti del 12 dicembre 2016. Tratta dei nuovi obblighi formativi e di controllo.

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